Dévoiler le bilan de l’année à son CA, expliquer les nouvelles orientations stratégiques à son équipe, présenter un nouveau projet à son supérieur… Voici les 4 facteurs à maîtriser pour assurer le succès de votre présentation : le public, le contenu, le support et le présentateur. Si vous y parvenez, vous n’aurez plus besoin de servir de café à votre auditoire!

En premier lieu, demandez-vous quel est l’objectif de votre présentation. Que voulez-vous qu’il se passe par la suite? L’octroi d’un nouveau budget? Une meilleure implication de vos collaborateurs? Le lancement d’un nouveau service? Définissez clairement votre but, et gardez-le en tête.

1. Connaître son auditoire

Réfléchir à la composition de votre auditoire et à ce que vos interlocuteurs retireront de votre présentation vous aidera à adapter votre message et à leur prouver l’intérêt de vous écouter. Faites l’exercice suivant : quel est le message-clé que je veux délivrer à ma cible? Comment parler son langage?

« Sans langage commun les affaires ne peuvent être conclues », disait Confucius.

Prenons un exemple. Vous souhaitez lancer un nouvel évènement de financement et vous devez trouver à la fois des commanditaires et des bénévoles. Pour les commanditaires potentiels, vos messages-clés seraient :
« Cet évènement de financement aura lieu dans un endroit prestigieux. Des personnalités influentes seront présentes. Les médias seront intéressés à le couvrir. La visibilité de votre organisation sera élevée. Voici les différents plans que nous proposons et comment devenir commanditaire. »

Les bénévoles auraient d’autres intérêts :
« Vous contribuerez directement au bien-être de votre communauté. Il y a une grande variété de tâches à effectuer, vous pourrez choisir. Le souper vous sera offert. Vous aurez l’opportunité de rencontrer des personnalités du milieu et de réseauter. Voici la liste des besoins et la marche à suivre pour postuler. »

2. Avoir un message et un cheminement clairs

Si je commence en annonçant que je vais vous présenter un outil de don en ligne et termine par une réflexion philosophique sur les origines d’Halloween, je vous aurais sûrement perdus en route. Vous devez guider votre auditoire, depuis l’enjeu ou la problématique de départ jusqu’à une conclusion claire qui y réponde. Avoir un fil rouge assurera la cohérence de votre propos et facilitera la compréhension du message global. Lorsque vous changez de partie, rappelez rapidement à votre auditoire où vous vous situez dans la présentation.

À la fin de votre intervention, facilitez la rétention d’information : préparez un résumé des points importants à mémoriser avec les idées principales et les chiffres à retenir. Expliquez également aux personnes quel geste vous aimeriez qu’elles posent par la suite, et comment elles peuvent le faire. Pour reprendre l’exemple ci-dessus, vous pourriez leur montrer comment fonctionne votre module de don en ligne et leur donner l’adresse URL de la page où le trouver.

3. Respecter le rythme et la capacité d’attention du public

Il nous faut en moyenne 5 minutes pour nous concentrer et nous mettre en situation d’apprentissage lors d’une réunion ou d’une formation. Avant de passer au vif du sujet,prévoyez quelques phrases génériques pour laisser le temps à votre auditoire de s’installer et de commencer à vraiment vous écouter.

Autre statistique à connaître : après 20 minutes d’écoute passive, nous perdons notre concentration. Le mot-clé ici est « passive ». Pour éviter toute somnolence ou usage abusif des téléphones intelligents dans la salle, il existe des astuces pour réactiver votre auditoire :

• Lancer un mini remue-méninges
• Organiser un jeu rapide
• Proposer une étude de cas à une personne volontaire dans le public
• Montrer une courte vidéo

4. Bien exploiter le support choisi

Concernant le support utilisé, les plus classiques restent Power Point (PC) et Keynote (Mac). Il existe de nouveaux programmes en ligne, très visuels, comme emaze. Comme « L’homme honorable commence par appliquer ce qu’il veut enseigner; ensuite il enseigne » (toujours selon Confucius), voici un essai avec emaze :

De manière générale, voici quelques conseils pour rendre vos documents plus lisibles et dynamiques :

• Ne pas mettre plusieurs idées-clés sur une même diapositive
• Pour le texte, évitez de descendre sous une taille de police de 16
• Évitez les listes à puce, sauf vraiment nécessaire
• Utilisez 3 types de polices maximum (2 suffisent en général)
• Illustrez votre propos, avec des chiffres ou des images
• N’ayez pas peur d’être minimaliste
• Insérez des icônes

5. Créer un lien avec son auditoire

Votre public doit vous faire confiance. Mettez-le à l’aise dès le début : présentez-vous. Introduisez ensuite le but de votre présentation, si possible avec une anecdote personnelle ou un brin d’humour. Nous sommes tous sensibles aux émotions. Lorsque vous parlez, regardez un maximum de personnes dans les yeux, afin de créer une connexion. Cela implique que vous aurez préparé votre discours en amont, afin de ne pas être dépendant de votre support.

« Je ne cherche pas à connaître les réponses, je cherche à comprendre les questions. » Confucius, encore lui!

Si l’on vous pose une question, remerciez la personne : « Merci beaucoup, c’est une très bonne question ». Assurez-vous de l’avoir bien comprise, demandez une précision au besoin et prenez soin d’y répondre. SI vous n’avez pas la réponse, vous pouvez demander si quelqu’un dans la salle souhaite intervenir. Si ce n’est pas le cas, proposez à la personne de venir vous voir à la fin pour faire un suivi sur sa question.

Enfin, faites attention : appliquer ces quelques principes lors de votre prochaine présentation pourrait vous faire devenir un orateur très en demande. Pensez à libérer des plages horaires à votre agenda!