La plupart des petits organismes et des fondations avec lesquels je travaille ont souvent très peu d’informations sur leur serveur courriel, que ce soit par rapport au type de serveur, sa capacité de stockage et ses limitations.

Le scénario le plus courant qu’il m’arrive de voir est le serveur courriel lié à un hébergement Web mutualisé. En français, c’est lorsque vos courriels sont hébergés avec votre site Internet. C’est généralement la solution la plus économique, mais c’est aussi la solution la plus risquée, pour les raisons suivantes :

• Votre hébergement courriel partage le même espace disque que votre hébergement Web, ainsi, si votre forfait est vraiment bon marché, vous n’avez probablement pas plus de 1 ou 2 Go d’espace disque. Pour héberger votre site et tous ses documents ainsi que la totalité des courriels de votre organisme, c’est insuffisant.
• Votre serveur d’envoi de courriel est le même que tous les autres sites hébergés par votre fournisseur et s’il n’est pas vigilant, il se peut que vos courriels soient étiquetés comme POURRIEL. Cette situation est d’autant plus fâchante, car vous payez les frais des mauvaises pratiques de vos voisins.
• Cette solution vous limite à prendre vos courriels via les protocoles POP ou IMAP. Cela vous limite soit à garder tous vos courriels, jusqu’à ce qu’il y ait une panne courriel puisque votre espace disque est saturé, ou bien à devoir supprimer les courriels du serveur et télécharger une copie sur votre appareil. Ce qui signifie que vous n’avez pas de copie de sauvegarde de vos courriels et que si votre ordinateur cesse de fonctionner ou que si vous l’égarez, vous perdez toute trace de vos courriels.

Il existe donc des alternatives à ce type de serveur de messagerie et je veux vous en présenter deux.

Premièrement, la solution la plus simple pour un très petit organisme est une boite courriel gratuite provenant d’un fournisseur tel que Gmail ou Yahoo!. C’est une alternative plus pratique, fiable et sécuritaire qu’un serveur courriel très bon marché. Cependant, vous comprendrez que d’avoir une adresse mon-organisme@gmail.com n’a pas la même crédibilité auprès du public et des bailleurs de fonds. De plus, dès que votre organisme a besoin de plus d’une ou deux adresses courriel, cette solution ne tient plus la route.

La deuxième solution est, à mon avis, ce qui se fait de mieux pour les organismes communautaires et de charité. Le programme Techsoup Canada, en partenariat avec Microsoft, a pour mission de fournir des outils technologiques à des prix abordables pour tout organisme canadien ayant un numéro de charité. En clair, la mission de cet organisme est de vous aider à acquérir des licences de logiciels à une fraction du prix coûtant. En outre, la suite Microsoft Office 365 offre, en plus d’une copie de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), une solution courriel en Cloud, via Outlook, afin que votre boite courriel soit synchronisée sur tous vos appareils et que tous vos courriels soient sauvegardés de façon sécuritaire en cas de panne ou de perte de votre appareil. Je vous invite à consulter la page de Techsoup pour vérifier votre éligibilité à ce programme.

Finalement, je vous invite aussi à jeter un coup d’œil aux autres partenariats qu’offre Techsoup, car il est aussi possible d’avoir des rabais sur les produits Adobe (Photoshop, Acrobat Pro, InDesign) et Autodesk (AutoCAD).