Les envois de courriels promotionnels ou infolettres sont essentiels dans vos stratégies de communication. C’est un moyen de fidéliser vos clients, leur donner des nouvelles, proposer du contenu nouveau tout en attirant des prospects qui souhaiteraient en savoir plus sur votre structure. Cependant, cela implique d’envoyer ces courriels de façon responsable, notamment en respectant certaines règles (y compris certaines lois) afin de ne pas se retrouver sur des listes noires et passer à l’amende.

Différents niveaux de listes noires à éviter

Lorsque quelqu’un signale qu’un courriel est un abus (pourriel, ou spam), des rapports sont envoyés à plusieurs structures de contrôle et à l’expéditeur. Cela permet de tracer les personnes fautives et de limiter leurs actions dans le futur. Il existe des listes noires sur lesquelles les expéditeurs peuvent se retrouver une fois que plusieurs alertes d’abus ont été signalées par les destinataires des courriels envoyés. Ces listes sont très importantes car la plupart des hébergeurs ou systèmes de messageries vérifient tous les courriels qui sont reçus. S’ils proviennent d’un expéditeur qui est sur une liste noire, le courriel est alors marqué comme pourriel; il peut même être directement refusé. Si vous êtes sur une liste noire, cela peut donc être très handicapant pour vous.

Chaque organisme qui gère des listes noires a ses propres paliers. En général, le premier palier correspond à une adresse IP spécifique. Le second palier est un groupe d’adresses. Enfin, le dernier palier correspond à un hébergeur au complet. Plus il y a d’abus, plus on monte dans les niveaux.

Sans même faire d’abus, vous pouvez être sanctionné par cette mesure. En effet, si un autre serveur chez votre hébergeur envoie énormément de pourriels, cela pourrait avoir un impact sur vos envois! C’est pourquoi les hébergeurs appliquent des règles très strictes à ce sujet. Il ne faut pas qu’un de leurs clients frauduleux nuise à tous les autres.

À noter qu’il est possible de payer pour avoir un service de « blanchissage », c’est-à-dire que même si vous faites partie d’un groupe bloqué, vous restez protégé de ces listes noires.

Des précautions à prendre

Il existe plusieurs moyens pour éviter de se faire bloquer. En premier lieu, évitez de faire trop d’envois. Ensuite, demandez l’autorisation d’envoyer des infolettres à votre destinataire. Une fois que ces principes de base sont respectés, il existe également quelques points techniques de base à prendre en compte pour éviter de se retrouver sur une liste noire.

Des listes propres et bien entretenues

Il faut faire attention à qui vous envoyez vos courriels. Il est indispensable de toujours avoir l’accord des destinataires de vos envois de courriels. Il y a quelques exceptions à cette règle, on parle alors de consentement tacite (contrairement au consentement exprès), mais l’idée à retenir est qu’il ne faut pas envoyer de bulletins à des personnes qui n’en veulent pas. C’est non seulement illégal, mais aussi un mauvais choix pour la réputation et la confiance envers l’expéditeur. Une des pires solutions serait d’acheter une liste de courriels et de l’utiliser pour faire un envoi sans l’accord des destinataires. Gardez toujours en tête qu’une personne satisfaite parlera de la qualité de ce service à une autre personne, alors que quelqu’un d’insatisfait en parlera à dix autres. » Le choix est assez facile à faire.

Prenez soin de bien entretenir vos listes d’envoi. Les rebonds sont notamment une composante cruciale à surveiller. En effet, il peut arriver qu’une adresse courriel soit désactivée pour plusieurs raisons, ce qui fait que son système de messagerie vous répondra automatiquement que le courriel ne peut pas être livré, accompagné de la raison. Les explications les plus fréquentes sont :

• l’adresse n’existe pas (compte supprimé ou faute dans l’adresse);
• la boîte de destination est pleine;
• le destinataire est en vacances et a mis une réponse automatique.

Quel que soit le cas, il faut traiter chaque rebond adéquatement :

• Les hard bounces sont ceux qui ne fonctionneront plus jamais, soit généralement les adresses qui n’existent pas ou plus. Il faut immédiatement retirer ces adresses des listes d’envoi afin que le système de messagerie du destinataire ne vous bloque pas dans le futur. Les extensions @hotmail.com et @gmail.com sont très strictes à ce sujet;
• Les soft bounces sont temporaires. Cela peut être lié à une boite courriel pleine ou une boite courriel liée à une personne en congé. Dans ce cas, la règle est de continuer à envoyer à cette adresse malgré le retour, mais d’arrêter les envois après trois rebonds temporaires de suite.

Des sécurités supplémentaires : SPF et DKIM

Au niveau plus technique, il existe deux éléments clés qui donnent la possibilité de garantir une meilleure livraison des courriels :

• Le Sender Policy Framework (SPF) : il permet aux serveurs de confirmer que le courriel a bien été envoyé par vous. Cela évite que quelqu’un envoie un courriel à votre place;
• Le Domain Keys Identified Mail (DKIM) : il s’agit d’éviter que quelqu’un se fasse passer par vous lors d’un envoi.

Alors que le SPF s’occupe de gérer l’intégrité de « l’enveloppe » du courriel, le DKIM utilise une clé publique et une signature pour valider le contenu. Finalement, le courriel est un peu comme le courrier papier : le SPF permet de s’assurer que l’enveloppe est bien envoyée par l’expéditeur en validant l’adresse de l’expéditeur, et le DKIM permet de confirmer que c’est le bon contenu qui s’y trouve avec la signature et que personne n’a remplacé le contenu en chemin.

Les failles de sécurité

Un autre moyen utilisé pour envoyer des courriels frauduleux est de s’infiltrer dans votre serveur et d’envoyer des courriels depuis celui-ci. L’enjeu est ainsi d’éviter que quelqu’un puisse trouver une faille sur votre serveur et y dépose des fichiers. Pour éviter que cela ne se produise, il faut toujours veiller à faire les mises à jour de vos systèmes d’exploitation et logiciels. Il faut aussi toujours mettre à jour les CMS de vos sites Web (Drupal, WordPress, Joomla!, etc.). Assurez-vous de régulièrement vérifier si des courriels frauduleux sont envoyés depuis votre serveur ou ordinateur et agissez en conséquence si besoin!

Si vous suivez ces recommandations, vous ne devriez pas avoir de problèmes pour effectuer vos envois vous-mêmes! Pour la plupart des utilisateurs, il existe de nombreux systèmes en ligne, comme MailChimp, qui gèrent tous ces éléments ensemble. Cela n’empêche pas que vous, l’expéditeur, avez toujours un rôle à jouer, au moins au niveau de l’approbation du destinataire pour la réception des courriels promotionnels que vous envoyez. N’oubliez pas que les envois de courriels sont très importants pour votre visibilité sur le Web; assurez-vous de prendre le temps de bien vous en occuper afin d’avoir des retombées bénéfiques.