Par la nature de notre métier, nous assistons souvent à des événements-bénéfice. De l’encan silencieux au concert, en passant par  la soirée dansante, il y a peu de concept que je n’ai pas expérimenté. Qu’est-ce qui fait qu’un événement-bénéfice se démarque du lot? Voici, selon moi, les clés de succès :

Le concept :

Certains essaient d’être originaux à un point tel qu’ils organisent un événement tellement loin de qui ils sont, que nous ne comprenons plus le lien de l’événement avec la cause. Organisez un événement qui vous ressemble pour que nous puissions ressentir, le temps d’une soirée, qui vous êtes .Vos valeurs, votre motivation, votre mission, vos couleurs, votre énergie!

Le projet :

Bien que les organismes travaillent sur plusieurs fronts en même temps,  il est important de choisir un seul projet ou programme, et d’en faire son message lors d’un événement. « Vous êtes ici aujourd’hui pour financer xxx ». Gardez le message le plus simple et concret possible.

Les allocutions :

Bien que les organismes veuillent donner de la visibilité à tous leurs partenaires de choix, limitez les allocutions. C’est souvent de la répétition et cela ne donne aucune valeur ajoutée à l’expérience des participants!

Les bénéficiaires :

Ce sont eux que nous voulons entendre ou voir. Permettez-nous de connecter avec eux, car c’est pour eux que  nous donnons à un événement. Avec des témoignages, des photos, des histoires, de la vidéo ou des rencontres; présentez-nous ceux qui incarnent votre cause!

Le rythme :

Les événements-bénéfice servent bien entendu à encourager la cause, mais dans bien des cas vos participants voudront aussi profiter de l’occasion pour faire du réseautage. Entre les repas, les allocutions, les tirages et l’encan, laissez le temps aux participants de profiter de la soirée en jasant et en mangeant tranquillement. Prévoyez un bon rythme à la soirée.

La durée :

Souvent, les événements-bénéfice ont lieu une soirée de semaine. Assurez-vous de respecter une heure de clôture raisonnable! Trop d’événements prennent beaucoup de temps avant de  commencer et s’allongent en soirée. Donnez à l’avance l’heure de clôture et respectez l’agenda. Les gens apprécient énormément.

Le prix :

Si quelqu’un paie son billet 500 $, il aura nécessairement des attentes quant à la soirée : la nourriture, le vin, l’animation,  le décor… Sans y aller over the top, pensez à offrir une soirée qui répond aux attentes des donateurs!

Sans être des garanties absolues de succès, j’espère que ces quelques astuces d’une « participante-bénéfice invétérée » vous aideront à rendre votre prochain événement encore plus extraordinaire!